Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Há alguns fatores que influenciam nas prioridades:

Prazo. O primeiro fator que se deve levar em conta é a data de entrega de uma tarefa. A dica é programar a entrega da tarefa para dois dias antes da data final, permitindo assim a revisão constante dos prazos e evitando atrasos na entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de última hora.

Resultados. O segundo fator é priorizar as atividades que trarão maior resultado. A Regra de Paretto diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% das atividades produzem apenas 20% dos resultados. (20% x 80% - Fazer primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos resultados).

Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas. O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.

Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Importantes e urgentes (não podem ser deixadas para depois, são de execução imediata).

Importantes mas não urgentes (tem o segundo lugar na lista de atividades)

Urgentes mas não importantes

Não importantes e nem urgentes (ficam para o final da lista de atividades)

Procure planejar o seu dia–a–dia. Utilize uma lista simples de atividades devidamente classificadas; para aquelas que não são completadas, verifique o motivo. Identifique problemas e busque oportunidades de melhoria.