Faça reuniões produtivas

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

Checkliste da reunião:

1. Defina pauta previamente
1. Notifique todos os envolvidos da pauta
2. Na pauta deve colocar assuntos a serem analisadas, notificações. A pauta necessita apenas a definição do problema não da solução.
3. Na pauta normalmente não se colocam soluções mas quem organiza é importante ter listado as possibilidades de solução para os assuntos analisados na reunião. Importante antes de colocar estas possibilidades envolver os reunidos e questionar sobre as possibilidades pois aqueles que participam da reunião efetivamente estarão mais comprometidos com seus resultados
2. Introduza a reunião analisando a pauta para todos saberem o objetivo da reunião
3. Questione os envolvidos
4. Liste as possibilidades levantadas por todos por ultimo complemente com o levantamento de possibilidades que fez. Uma técnica importante para envolver a equipe muitas vezes você sabe aonde a decisão tem que chegar ajude as pessoas a construir esta possibilidade dando fragmentos e permitindo que as pessoas completem as idéias com isto as pessoas estarão mais comprometidas com o resultado.
5. No final faça um resumo com as decisões tomadas
6. Defina os responsáveis pelas tarefas com os reunidos
7. Defina os prazos das tarefas com os reunidos
8. Envie um resumo da reunião a todos
9. Então passou alguns dias e o tempo para realização da tarefa acabou divulgue o resultado da realização ou não das tarefas.