Dicas com e-mail

A Internet revolucionou o mundo nesta última década. E grande parte desta revolução está relacionada à invenção do correio eletrônico. O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.

Mas o e-mail também se tornou um grande problema para a administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos 1 (uma) hora cuidando de seus e-mails. Há pessoas que chegam a gastar de 2 a 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de e-mails.

Pesquisas indicam que pelo menos 50% dos e-mails que você recebe são SPAMs ou e-mails nada importantes. Em uma pesquisa realizada em diversos países sobre administração de tempo, o e-mail é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham no computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso.

Se você tem problemas com seus e-mails aqui vão algumas dicas:

Tenha um e-mail oficial e um e-mail opcional

Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail opcional, evitando assim que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.

Crie horários para checar suas mensagens

Desligue seu e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens. A sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

Ao ler um e-mail tome uma ação imediata

Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior de 3 minutos, delegue ou crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.

Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails

Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.

Crie uma lógica para organizar suas pastas

Na necessidade de organização acabamos criando muitas pastas, mas na hora que precisamos localizar algum e-mail raramente conseguimos encontrá-lo rapidamente. A forma de evitar esse problema é criar uma lógica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferência a um mesmo padrão para seus arquivos e para seus sites favoritos, criando assim um verdadeiro mapa para suas informações. Crie uma estrutura com categorias principais e evite abrir muitas sub-pastas.

E-mails enviados

Os e-mails enviados também podem ser organizados em pastas e sub-pastas principalmente quando temos que rapidamente verificar pendências as quais outras pessoas ou empresa estão devendo resposta. Exemplo: A todo e-mail enviado a uma pessoa para a qual necessito de uma resposta guardo o e-mail enviado em uma pasta com o nome da pessoa ou departamento dela, então se periodicamente posso verificar se a pessoa esta devendo uma resposta e questionar novamente utilizando como mensagem original a mensagem já enviada. Assim quando uma informação sobre determinada situação é solicitada, basta verificar a pasta de e-mail da pessoa ou departamento e rapidamente posso dar um panorama da situação atual.

Organização de arquivos

Crie “ramos” principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os sub-ramos derivados. Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de 10. Evite criar ramos principais ambíguos pois eles podem confundí-lo na hora de localizar informações. Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização.