Faça reuniões produtivas

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

Checkliste da reunião:

1. Defina pauta previamente
1. Notifique todos os envolvidos da pauta
2. Na pauta deve colocar assuntos a serem analisadas, notificações. A pauta necessita apenas a definição do problema não da solução.
3. Na pauta normalmente não se colocam soluções mas quem organiza é importante ter listado as possibilidades de solução para os assuntos analisados na reunião. Importante antes de colocar estas possibilidades envolver os reunidos e questionar sobre as possibilidades pois aqueles que participam da reunião efetivamente estarão mais comprometidos com seus resultados
2. Introduza a reunião analisando a pauta para todos saberem o objetivo da reunião
3. Questione os envolvidos
4. Liste as possibilidades levantadas por todos por ultimo complemente com o levantamento de possibilidades que fez. Uma técnica importante para envolver a equipe muitas vezes você sabe aonde a decisão tem que chegar ajude as pessoas a construir esta possibilidade dando fragmentos e permitindo que as pessoas completem as idéias com isto as pessoas estarão mais comprometidas com o resultado.
5. No final faça um resumo com as decisões tomadas
6. Defina os responsáveis pelas tarefas com os reunidos
7. Defina os prazos das tarefas com os reunidos
8. Envie um resumo da reunião a todos
9. Então passou alguns dias e o tempo para realização da tarefa acabou divulgue o resultado da realização ou não das tarefas.

Dicas com e-mail

A Internet revolucionou o mundo nesta última década. E grande parte desta revolução está relacionada à invenção do correio eletrônico. O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.

Mas o e-mail também se tornou um grande problema para a administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos 1 (uma) hora cuidando de seus e-mails. Há pessoas que chegam a gastar de 2 a 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de e-mails.

Pesquisas indicam que pelo menos 50% dos e-mails que você recebe são SPAMs ou e-mails nada importantes. Em uma pesquisa realizada em diversos países sobre administração de tempo, o e-mail é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham no computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso.

Se você tem problemas com seus e-mails aqui vão algumas dicas:

Tenha um e-mail oficial e um e-mail opcional

Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail opcional, evitando assim que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.

Crie horários para checar suas mensagens

Desligue seu e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens. A sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

Ao ler um e-mail tome uma ação imediata

Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior de 3 minutos, delegue ou crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.

Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails

Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.

Crie uma lógica para organizar suas pastas

Na necessidade de organização acabamos criando muitas pastas, mas na hora que precisamos localizar algum e-mail raramente conseguimos encontrá-lo rapidamente. A forma de evitar esse problema é criar uma lógica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferência a um mesmo padrão para seus arquivos e para seus sites favoritos, criando assim um verdadeiro mapa para suas informações. Crie uma estrutura com categorias principais e evite abrir muitas sub-pastas.

E-mails enviados

Os e-mails enviados também podem ser organizados em pastas e sub-pastas principalmente quando temos que rapidamente verificar pendências as quais outras pessoas ou empresa estão devendo resposta. Exemplo: A todo e-mail enviado a uma pessoa para a qual necessito de uma resposta guardo o e-mail enviado em uma pasta com o nome da pessoa ou departamento dela, então se periodicamente posso verificar se a pessoa esta devendo uma resposta e questionar novamente utilizando como mensagem original a mensagem já enviada. Assim quando uma informação sobre determinada situação é solicitada, basta verificar a pasta de e-mail da pessoa ou departamento e rapidamente posso dar um panorama da situação atual.

Organização de arquivos

Crie “ramos” principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os sub-ramos derivados. Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de 10. Evite criar ramos principais ambíguos pois eles podem confundí-lo na hora de localizar informações. Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização.

Lista Tarefas

Lista Mestra de Tarefas

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:

Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Situação/Status.

O significado de cada coluna:

Atividade - O que deve ser feito;

Prazo - A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mais breve possível;

Resultados - Tente dar um nível de resultado esperado;

Facilidade - Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;

Prioridade - Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;

Situação/Status - Nesta coluna você indicará a situação em que a atividade se encontra (não iniciado, pendente, em andamento, concluído). Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.

Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Lista Simples

Algumas pessoas ainda podem utilizar uma segunda lista simples para registrar atividades que devem ser feitas e não têm prazo e nem urgência.

Nota: Tomar cuidado para que esta lista não fique maior que a listagem de prioridades geral.

Pesquisa de atendimento (com apoio da agenda)

Em várias situações ficam pendências para os solicitantes executarem atividades que complementam o atendimento do problema. O processo funcionou? Seu problema foi resolvido? Para isto a agenda é um instrumento essencial pois nos ajuda a lembrar das situações e com quem devemos falar. Criar a cultura de fazer a pesquisa, além de monitorar a satisfação dos clientes solicitantes, facilita o relacionamento com os mesmos.

Retorno diário (com apoio da agenda)

É importante dar retorno das pendências para os solicitantes, deixando-os por dentro da situação atual e dos prazos. A agenda é um instrumento importante para isto. No final do dia com o auxílio da agenda podemos verificar as atividades executadas e dar retorno para os solicitantes de como estão as atividades.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:

No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa.

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

A agenda de trabalho quando se trabalha em equipe e recomendável que seja pública, pois caso alguém da equipe necessite de alguma informação poderá ser consultada.

Transferindo a prioridade

Outra forma de resolver a questão da prioridade quando temos varias solicitações de um mesmo solicitante podemos perguntar a ele: Qual a ordem que gostaria que as solicitações fossem executadas? Com isto o problema está resolvido.

Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Há alguns fatores que influenciam nas prioridades:

Prazo. O primeiro fator que se deve levar em conta é a data de entrega de uma tarefa. A dica é programar a entrega da tarefa para dois dias antes da data final, permitindo assim a revisão constante dos prazos e evitando atrasos na entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de última hora.

Resultados. O segundo fator é priorizar as atividades que trarão maior resultado. A Regra de Paretto diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% das atividades produzem apenas 20% dos resultados. (20% x 80% - Fazer primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos resultados).

Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas. O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.

Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Importantes e urgentes (não podem ser deixadas para depois, são de execução imediata).

Importantes mas não urgentes (tem o segundo lugar na lista de atividades)

Urgentes mas não importantes

Não importantes e nem urgentes (ficam para o final da lista de atividades)

Procure planejar o seu dia–a–dia. Utilize uma lista simples de atividades devidamente classificadas; para aquelas que não são completadas, verifique o motivo. Identifique problemas e busque oportunidades de melhoria.

Falta de atitude, perigosa doença corporativa

Por deficiências no padrão de entrega do saber muitas empresas perdem bons clientes todos os dias. A falta de iniciativa em favor da aplicação do conhecimento mata a empresa aos poucos. Realmente têm feito parte do dia–a–dia corporativo; contudo, algumas vezes nos deparamos com funcionários de atendimento em empresas do mercado, vendedores nas lojas e atendentes de balcões que contradizem todo o esforço despendido em torno do conhecimento.

Revise os cronogramas

Para tarefas maiores você precisa ter detalhado todos os passos. Monte um cronograma detalhado e atualize sempre a porcentagem de conclusão de cada fase. Não vale em nada um cronograma inicial, que fica esquecido durante o trabalho. Para ser útil, o cronograma pede um acompanhamento preciso de como está a saúde de todas as suas tarefas.

Estabeleça objetivos e metas

Desenvolver o hábito de estabelecer objetivos em base regular, para sua empresa e mesmo para a sua vida pessoal, é uma das principais atitudes que permite alcançá–los e pertence a pessoas de sucesso, nos diversos ramos das relações humanas.

Para um bom planejamento, é de grande importância diferenciar uma coisa da outra. Considere OBJETIVO como o resultado mais importante que você quer alcançar e METAS como os resultados intermediários que você precisa atingir para alcançar o objetivo final.

Planejamento do tempo

Como sempre a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Então administração pode ser exemplificada como:

Tarefa X Urgência X Importância X Agenda

Tempo é Dinheiro

É importante se compenetrar do fato de que nosso tempo é valioso. Há pessoas e instituições que estão dispostas a pagar por nosso tempo. Por isso é que se diz que tempo é dinheiro. Quem administra o tempo, na verdade, ganha não apenas vida: pode também transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro.

Brincado com o tempo ou com a vida?

Administração x Tempo x Empresa

ou

Administração do tempo

ou

Planejar e organizar a vida

então

Administrar o tempo é planejar e organizar a vida

ou

Administrar o tempo é planejamento e organização da vida diária da empresa