Programa da qualidade 10S

Programa da qualidade  10S

Artigo publicado em http://www.tqm.com.br/artigos/roll-noticiapronta.asp?numNoticia=46 visitado em 17/11/2008

PROGRAMA 10S

PROGRAMA 10S

RESUMO

A utilização de técnicas de estimulo à cultura da qualidade
desenvolvidas no Japão provocou diversas mudanças nas organizações
brasileiras. O Programa 5S foi uma das primeiras ferramentas utilizadas
na melhoria da gestão. Para o significado ser bem entendido, e não
perder o conceito dos "S" , foi colocada a palavra Senso no início de
cada tradução para o português, ficando assim definidos: 1ºS Seiri
(Senso de Utilização), 2ºS Seiton (Senso de Ordenação), 3ºS Seisoh
(Senso de Limpeza), 4ºS Seiketsu (Senso de Saúde) e 5ºS Shitsuke (Senso
de Autodisciplina). Posteriormente foram lançados outros 3(três)
Sensos: 6ºS Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), 7ºS Shido
(Senso de Aprendizado e Treinamento) e 8ºS Setsuyaku (Senso de Economia
e Combate aos Desperdícios). Em um artigo de revista, do qual se perdeu
o original, apareceu a sugestão de se adotar um Senso de Princípios
Morais e Éticos, que a TQM - Técnicas de Qualidade e Marketing
Ltda.(www.tqm.com.br), passou a utilizar em seus trabalhos de
consultoria como sendo o 9º S - Shisei Rinri. O engenheiro José Ailton
Baptista da Silva, fundador e consultor sênior da empresa TQM, fez a
proposição do 10ºS Sekinin Shakai (Senso de Responsabilidade Social),
chegando assim ao Programa 10S.

PROGRAMA 10S

1. SEIRI - Senso de Utilização

2. SEITON - Senso de Ordenação

3. SEISOH - Senso de Limpeza

4. SEIKETSU - Senso de Saúde

5. SHITSUKE - Senso de Autodisciplina

6. SHIKARI YARO - Senso de Determinação e União

7. SHIDO - Senso de Treinamento

8. SETSUYAKU - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios

9. SHISEI RINRI - Senso dos Princípios Morais e Éticos

10. SEKININ SHAKAI - Senso de Responsabilidade Social

O programa 10S é uma proposta que visa reeducar as pessoas,
recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a
produtividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizar as
organizações, e acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas
para práticas de cidadania. Um artigo resumindo o programa foi
publicado na Revista Banas Qualidade Nº. 149, em outubro de 2004,
edição com o subtítulo "Quem é Quem na Qualidade no Brasil", e
conseguiu muita repercussão no país, comprovada pelo grande número de
e-mails recebidos pela TQM. A proposta foi apresentada pela primeira
vez em um curso de educação continuada ministrado na Enersul, em Campo
Grande, capital do estado do Mato Grosso do Sul, no centro-oeste
brasileiro, que foi onde surgiu a idéia do Programa 10S.

Foi aprovado para apresentação no 12th World Congress of Total Quality
Management, realizado em setembro de 2007 em Edimburgo, na Escócia.

Com resultados comprovados por organizações que adotaram as práticas,
tem-se o fortalecimento do espírito de equipe dentro das mesmas, tão
difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a
ter iniciativas e participar mais do dia-a-dia da organização,
implementando a melhoria contínua em seus processos. A proposta de
implantação dos 10S é justamente conscientizar a todos de que é
possível contribuir com ações diversas, para que se tenha uma sociedade
mais digna e justa, onde o comprometimento das pessoas é fundamental
para o sucesso não só profissional, mas também pessoal e humano. Para
saber se o programa tem eficácia ou não é preciso realizar uma
avaliação, acompanhando os critérios definidos para cada S. Na
avaliação dos 10S, são verificados em torno de 50 itens, com pontuações
que variam de 0 a 10, realizada por dois avaliadores, um da própria
área que está sendo avaliada e outro externo àquele ambiente de
trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a
avaliação. A avaliação pode ser realizada a cada três ou seis meses ou
uma vez por ano. O resultado de cada S é demonstrado através de um
gráfico "Radar 10S", que deve ser colocado no mural da área avaliada. O
objetivo de colocar a avaliação no mural é para que todos saibam como
se encontra a situação dos 10S naquele ambiente de trabalho. Uma forma
transparente de fazer qualidade.

CONCEITOS DO PROGRAMA 10S

1º - Senso de Utilização (SEIRI)

O ponto inicial do 1º Senso é saber o que é essencial estar presente no
ambiente de trabalho, eliminando tudo que não agrega valor, utilizando
os recursos disponíveis de acordo com as necessidades e adequação,
evitando excessos, desperdícios e má utilização. Saber utilizar é,
antes de mais nada, saber arrumar, separando o que é bom daqueles
materiais que não servem mais para sua utilização, lembrando sempre
que, aquilo que não serve para você pode ser útil para outros.

Benefícios:

• maior senso de organização e
  economia, reaproveitando os recursos disponíveis (mesas, máquinas e
  equipamentos que não servem para você mas podem servir para outras
  pessoas);
• liberação de espaço para diversos fins;
• aumento da produtividade das pessoas envolvidas;
• menos riscos de acidentes no local de trabalho;
• evita compras desnecessárias;
• combate a burocracia.

2º - Senso de Ordenação (SEITON)

O 2º Senso significa determinar o local para se achar com facilidade
algum documento , material ou equipamentos necessário. Ordenar é a
conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza, colocando
etiquetas, rótulos, palavras-chaves, etc. Ter o que é necessário, na
quantidade certa, na hora e lugar adequados. É preciso descobrir formas
para que todos possam achar as coisas com facilidade, usá-las e
guardá-las nos seus devidos lugares.

Benefícios:

• reduz o tempo de busca daquilo que se precisa usar;
• diminui a necessidade de controle de estoques;
• facilita a movimentação interna;
• evita compras desnecessárias e danos aos objetos estocados;
• aumenta a produtividade, racionaliza o trabalho e diminui o cansaço físico e mental;
• evacuação rápida em caso de perigo.

3º - Senso de Limpeza (SEISOH)

0 3º Senso significa deixar tudo limpo, com o cuidado de não varrer só
por varrer, espanar só por espanar. A melhor interpretação para o senso
de limpeza é: não basta varrer tirando o pó e a sujeira, é importante
que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veiculo,
máquina ou ferramenta deixe-os limpos nas melhores condições de uso
possível.

Exercer o Senso de Limpeza é ter carinho com as coisas que usamos: não
forçar os equipamentos e não desperdiçar materiais, enfim, ter senso de
limpeza é zelar pela conservação de tudo que está sob nossa
responsabilidade. Importante também é incentivar os colegas a manter o
ambiente limpo, arrumado e ordenado.

Benefícios:

• ambiente mais agradável e sadio;
• ajuda na prevenção de acidentes;
• melhoria e preservação dos equipamentos, proporcionando maior vida útil;
• diminuição do desperdício;
• prevenção da poluição;
• melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4º - Senso de Saúde e Higiene (SEIKETSU)

Além de cuidar da saúde física e da segurança pessoal e coletiva, o 4º
Senso significa verificar, por exemplo, o estado dos banheiros,
sanitários, refeitórios, oficinas, áreas operacionais, etc. Se todos
esses locais estiverem em perfeita limpeza pode-se dizer que o programa
está sendo cumprido satisfatoriamente. Este é um senso que busca também
a questão da higiene mental: é necessário a existência de um bom clima
de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entre
todos os setores da organização para que o programa possa ser
plenamente desenvolvido. Devemos ter plena consciência dos aspectos que
afetam nossa saúde e agir sobre eles.

Benefícios:

• prevenção de acidentes;
• elevação dos níveis de satisfação e motivação pessoal;
• prevenção e controle do estresse;
• melhoria da qualidade de vida.
• economia em combate a doenças (enfoque preventivo).

5º - Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)

O 5º Senso significa cumprir os procedimentos operacionais e padrões
estabelecidos pela empresa. Este é o S mais complexo de todos, porque é
o momento em que todos já devem executar as tarefas como hábito, sem
achar que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais
nada para evoluir. Ao contrario, a autodisciplina requer constante
aperfeiçoamento : se está bom pode ficar ainda melhor. A criação de um
ambiente de trabalho disciplinado é a medida mais importante para
garantir a Qualidade.

Benefícios:

• conscientização da responsabilidade em todas as tarefas;
• cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos;
• serviços executados dentro dos requisitos de qualidade;
• desenvolvimento pessoal e profissional;
• aumenta a possibilidade de resultados de acordo com o planejado;
• incrementa a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.

6º - Senso de Determinação de União (SHIKARI YARO)

Prega a participação determinada dos gestores em parceria com a união
de todos os empregados. O exemplo vem de cima. Motivação, liderança e
comunicação são as chaves do Senso.

No ambiente da Qualidade, um ponto fundamental é a transparência na
condução da gestão, para que se tenha um bom trabalho em equipe,
buscando assim o comprometimento de todos, para alcançar os resultados
almejados. Os gestores devem definir formas para que todos se engajem
no processo, estimulando e motivando as pessoas para as práticas
estabelecidas. Desenvolver a prática do trabalho em equipe em todas as
esferas da organização é o verdadeiro sentido do 6º S.

Benefícios:

• aumento da confiança dos empregados perante a organização;
• maior compromisso dos empregados na busca de resultados;
• melhora nas relações interpessoais ;
• retêm talentos.

7º - Senso de Aprendizado e Treinamento (SHIDO)

Prega o treinamento do profissional e a educação do ser humano. Estas
ações qualificam o profissional e engrandecem a pessoa, que passa a ter
maior empregabilidade, essencial no cenário atual.

Nas práticas da administração moderna, o ser humano tem que ser
considerado o maior valor, pois é através dele que se obtêm os
resultados almejados. No atual cenário, não só o treinamento de tarefas
repetitivas é importante, mas a organização tem que desenvolver as
pessoas para que elas tenham a oportunidade de tornar-se empregáveis e
competitivas, dando a elas qualificação profissional constante. Criar o
ambiente do conhecimento e desenvolver talentos é uma das propostas do
7º S.

Benefícios:

• maior empregabilidade;
• desenvolvimento de talentos;
• aumento da produtividade e resultados.

8º - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios (SETSUYAKU)

Modificações e melhorias que combatem os desperdícios, reduzindo os
custos e aumentando a produtividade. Combater o desperdício no ambiente
de trabalho é fundamental para ajudar nos resultados da empresa.
Devem-se estimular os empregados para que criem alternativas de redução
de perdas de materiais e serviços, conscientizando-os à realização do
trabalho com qualidade e, estimular também a prática da reciclagem,
contribuindo assim com a diminuição da degradação do meio ambiente.

Benefícios:

• economia com a redução dos desperdícios de materiais e serviços;
• redução de horas extras;
• reeducação das práticas de aquisição de materiais;
• preservação do meio ambiente.

9º - Senso dos Princípios Morais e Éticos (SHISEI RINRI)

Ser ético é, além de outros fatores, ser capaz de voltar esforços de
gestão para objetivos mais nobres, como o de aumentar a produtividade,
a eficiência e a qualidade de um produto ou serviço. A empresa deve
definir padrões de conduta para seus empregados, criando compromisso
dos mesmos com suas atitudes e comportamento. Cada empregado tem que
saber avaliar o que pode ou não fazer no exercício da sua função,
procurando sempre ser leal com os clientes e com a própria empresa.

Benefícios:

• empregados mais
  compromissados com os resultados da empresa, com atitudes éticas
  perante os clientes, acionistas, fornecedores e com as equipes de
  trabalho da qual fazem parte.

10º - Senso de Responsabilidade Social (SEKININ SHAKAI)

Compromisso que a organização e as pessoas que dela fazem parte devem
ter para com a sociedade. Toda e qualquer ação que possa contribuir
para a melhoria da qualidade de vida da sociedade.

O 10º Senso tem a finalidade de disseminar na organização a importância
da prática da Responsabilidade Social, não só como obrigação da empresa
em desenvolver ações sociais, mas incentivar e motivar seus próprios
empregados para a realização de trabalhos voluntários para atender às
carências da sociedade. As práticas de Responsabilidade Social vão além
dos pagamentos de impostos, tributos e cumprimento da legislação
trabalhista e ambiental.

Benefícios:

• melhora da imagem perante a sociedade e órgãos governamentais;
• maior produtividade dos empregados;
• transparência nas ações com todos stackholders;
• participação do crescimento sócio - econômico da população;
• preservação do meio ambiente.

PALAVRAS CHAVE: 10S; 5S; SENSO; RESPONSABILIDADE SOCIAL; PROGRAMA 10S; PROGRAMA 5S.

fonte: http://www.tqm.com.br/artigos/roll-noticiapronta.asp?numNoticia=46 visitado em 17/11/2008

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Cícero Fogaça - 17/11/2008 01:55 PM

PROGRAMA 10S

PROGRAMA 10S
RESUMO
A utilização de técnicas de estimulo à cultura da qualidade
desenvolvidas no Japão provocou diversas mudanças nas organizações
brasileiras. O Programa 5S foi uma das primeiras ferramentas utilizadas
na melhoria da gestão. Para o significado ser bem entendido, e não
perder o conceito dos "S" , foi colocada a palavra Senso no início de
cada tradução para o português, ficando assim definidos: 1ºS Seiri
(Senso de Utilização), 2ºS Seiton (Senso de Ordenação), 3ºS Seisoh
(Senso de Limpeza), 4ºS Seiketsu (Senso de Saúde) e 5ºS Shitsuke (Senso
de Autodisciplina). Posteriormente foram lançados outros 3(três)
Sensos: 6ºS Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), 7ºS Shido
(Senso de Aprendizado e Treinamento) e 8ºS Setsuyaku (Senso de Economia
e Combate aos Desperdícios). Em um artigo de revista, do qual se perdeu
o original, apareceu a sugestão de se adotar um Senso de Princípios
Morais e Éticos, que a TQM - Técnicas de Qualidade e Marketing
Ltda.(www.tqm.com.br), passou a utilizar em seus trabalhos de
consultoria como sendo o 9º S - Shisei Rinri. O engenheiro José Ailton
Baptista da Silva, fundador e consultor sênior da empresa TQM, fez a
proposição do 10ºS Sekinin Shakai (Senso de Responsabilidade Social),
chegando assim ao Programa 10S.

PROGRAMA 10S

1. SEIRI - Senso de
Utilização
2. SEITON - Senso de Ordenação
3. SEISOH - Senso de Limpeza
4. SEIKETSU - Senso de Saúde
5. SHITSUKE - Senso de Autodisciplina
6. SHIKARI YARO - Senso de Determinação e União
7. SHIDO - Senso de Treinamento
8. SETSUYAKU - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios
9. SHISEI RINRI - Senso dos Princípios Morais e Éticos
10. SEKININ SHAKAI - Senso de Responsabilidade Social
O programa 10S é uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar
valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a produtividade, não
descuidar da saúde e segurança, modernizar as organizações, e acima de
tudo, buscar a conscientização das pessoas para práticas de cidadania.
Um artigo resumindo o programa foi publicado na Revista Banas Qualidade
Nº. 149, em outubro de 2004, edição com o subtítulo "Quem é Quem na
Qualidade no Brasil", e conseguiu muita repercussão no país, comprovada
pelo grande número de e-mails recebidos pela TQM. A proposta foi
apresentada pela primeira vez em um curso de educação continuada
ministrado na Enersul, em Campo Grande, capital do estado do Mato
Grosso do Sul, no centro-oeste brasileiro, que foi onde surgiu a idéia
do Programa 10S.
Foi aprovado para apresentação no 12th World Congress of Total Quality
Management, realizado em setembro de 2007 em Edimburgo, na Escócia.
Com resultados comprovados por organizações que adotaram as práticas,
tem-se o fortalecimento do espírito de equipe dentro das mesmas, tão
difundido para a busca de resultados, levando as pessoas envolvidas a
ter iniciativas e participar mais do dia-a-dia da organização,
implementando a melhoria contínua em seus processos. A proposta de
implantação dos 10S é justamente conscientizar a todos de que é
possível contribuir com ações diversas, para que se tenha uma sociedade
mais digna e justa, onde o comprometimento das pessoas é fundamental
para o sucesso não só profissional, mas também pessoal e humano. Para
saber se o programa tem eficácia ou não é preciso realizar uma
avaliação, acompanhando os critérios definidos para cada S. Na
avaliação dos 10S, são verificados em torno de 50 itens, com pontuações
que variam de 0 a 10, realizada por dois avaliadores, um da própria
área que está sendo avaliada e outro externo àquele ambiente de
trabalho, sendo que os dois devem ser treinados para executar a
avaliação. A avaliação pode ser realizada a cada três ou seis meses ou
uma vez por ano. O resultado de cada S é demonstrado através de um
gráfico "Radar 10S", que deve ser colocado no mural da área avaliada. O
objetivo de colocar a avaliação no mural é para que todos saibam como
se encontra a situação dos 10S naquele ambiente de trabalho. Uma forma
transparente de fazer qualidade.
CONCEITOS DO PROGRAMA 10S
1º - Senso de Utilização (SEIRI)
O ponto inicial do 1º Senso é saber o que é essencial estar presente no
ambiente de trabalho, eliminando tudo que não agrega valor, utilizando
os recursos disponíveis de acordo com as necessidades e adequação,
evitando excessos, desperdícios e má utilização. Saber utilizar é,
antes de mais nada, saber arrumar, separando o que é bom daqueles
materiais que não servem mais para sua utilização, lembrando sempre
que, aquilo que não serve para você pode ser útil para outros.
Benefícios:

• maior senso de organização
  e economia, reaproveitando os recursos disponíveis (mesas, máquinas e
  equipamentos que não servem para você mas podem servir para outras
  pessoas);
• liberação de espaço para diversos fins;
• aumento da produtividade das pessoas envolvidas;
• menos riscos de acidentes no local de trabalho;
• evita compras desnecessárias;
• combate a burocracia.

2º - Senso de Ordenação (SEITON)
O 2º Senso significa determinar o local para se achar com facilidade
algum documento , material ou equipamentos necessário. Ordenar é a
conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza, colocando
etiquetas, rótulos, palavras-chaves, etc. Ter o que é necessário, na
quantidade certa, na hora e lugar adequados. É preciso descobrir formas
para que todos possam achar as coisas com facilidade, usá-las e
guardá-las nos seus devidos lugares.
Benefícios:

• reduz o tempo de busca daquilo que se precisa usar;
• diminui a necessidade de controle de estoques;
• facilita a movimentação interna;
• evita compras desnecessárias e danos aos objetos estocados;
• aumenta a produtividade, racionaliza o trabalho e diminui o cansaço físico e mental;
• evacuação rápida em caso de perigo.

3º - Senso de Limpeza (SEISOH)
0 3º Senso significa deixar tudo limpo, com o cuidado de não varrer só
por varrer, espanar só por espanar. A melhor interpretação para o senso
de limpeza é: não basta varrer tirando o pó e a sujeira, é importante
que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veiculo,
máquina ou ferramenta deixe-os limpos nas melhores condições de uso
possível.
Exercer o Senso de Limpeza é ter carinho com as coisas que usamos: não
forçar os equipamentos e não desperdiçar materiais, enfim, ter senso de
limpeza é zelar pela conservação de tudo que está sob nossa
responsabilidade. Importante também é incentivar os colegas a manter o
ambiente limpo, arrumado e ordenado.
Benefícios:

• ambiente mais agradável e sadio;
• ajuda na prevenção de acidentes;
• melhoria e preservação dos equipamentos, proporcionando maior vida útil;
• diminuição do desperdício;
• prevenção da poluição;
• melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4º - Senso de Saúde e Higiene (SEIKETSU)
Além de cuidar da saúde física e da segurança pessoal e coletiva, o 4º
Senso significa verificar, por exemplo, o estado dos banheiros,
sanitários, refeitórios, oficinas, áreas operacionais, etc. Se todos
esses locais estiverem em perfeita limpeza pode-se dizer que o programa
está sendo cumprido satisfatoriamente. Este é um senso que busca também
a questão da higiene mental: é necessário a existência de um bom clima
de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entre
todos os setores da organização para que o programa possa ser
plenamente desenvolvido. Devemos ter plena consciência dos aspectos que
afetam nossa saúde e agir sobre eles.
Benefícios:

• prevenção de acidentes;
• elevação dos níveis de satisfação e motivação pessoal;
• prevenção e controle do estresse;
• melhoria da qualidade de vida.
• economia em combate a doenças (enfoque preventivo).

5º - Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)
O 5º Senso significa cumprir os procedimentos operacionais e padrões
estabelecidos pela empresa. Este é o S mais complexo de todos, porque é
o momento em que todos já devem executar as tarefas como hábito, sem
achar que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais
nada para evoluir. Ao contrario, a autodisciplina requer constante
aperfeiçoamento : se está bom pode ficar ainda melhor. A criação de um
ambiente de trabalho disciplinado é a medida mais importante para
garantir a Qualidade.
Benefícios:

• conscientização da responsabilidade em todas as tarefas;
• cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos;
• serviços executados dentro dos requisitos de qualidade;
• desenvolvimento pessoal e profissional;
• aumenta a possibilidade de resultados de acordo com o planejado;
• incrementa a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.

6º - Senso de Determinação de União (SHIKARI YARO)
Prega a participação determinada dos gestores em parceria com a união
de todos os empregados. O exemplo vem de cima. Motivação, liderança e
comunicação são as chaves do Senso.
No ambiente da Qualidade, um ponto fundamental é a transparência na
condução da gestão, para que se tenha um bom trabalho em equipe,
buscando assim o comprometimento de todos, para alcançar os resultados
almejados. Os gestores devem definir formas para que todos se engajem
no processo, estimulando e motivando as pessoas para as práticas
estabelecidas. Desenvolver a prática do trabalho em equipe em todas as
esferas da organização é o verdadeiro sentido do 6º S.
Benefícios:

• aumento da confiança dos empregados perante a organização;
• maior compromisso dos empregados na busca de resultados;
• melhora nas relações interpessoais ;
• retêm talentos.

7º - Senso de Aprendizado e Treinamento (SHIDO)
Prega o treinamento do profissional e a educação do ser humano. Estas
ações qualificam o profissional e engrandecem a pessoa, que passa a ter
maior empregabilidade, essencial no cenário atual.
Nas práticas da administração moderna, o ser humano tem que ser
considerado o maior valor, pois é através dele que se obtêm os
resultados almejados. No atual cenário, não só o treinamento de tarefas
repetitivas é importante, mas a organização tem que desenvolver as
pessoas para que elas tenham a oportunidade de tornar-se empregáveis e
competitivas, dando a elas qualificação profissional constante. Criar o
ambiente do conhecimento e desenvolver talentos é uma das propostas do
7º S.
Benefícios:

• maior empregabilidade;
• desenvolvimento de talentos;
• aumento da produtividade e resultados.

8º - Senso de Economia e Combate aos Desperdícios (SETSUYAKU)
Modificações e melhorias que combatem os desperdícios, reduzindo os
custos e aumentando a produtividade. Combater o desperdício no ambiente
de trabalho é fundamental para ajudar nos resultados da empresa.
Devem-se estimular os empregados para que criem alternativas de redução
de perdas de materiais e serviços, conscientizando-os à realização do
trabalho com qualidade e, estimular também a prática da reciclagem,
contribuindo assim com a diminuição da degradação do meio ambiente.
Benefícios:

• economia com a redução dos desperdícios de materiais e serviços;
• redução de horas extras;
• reeducação das práticas de aquisição de materiais;
• preservação do meio ambiente.

9º - Senso dos Princípios Morais e Éticos (SHISEI RINRI)
Ser ético é, além de outros fatores, ser capaz de voltar esforços de
gestão para objetivos mais nobres, como o de aumentar a produtividade,
a eficiência e a qualidade de um produto ou serviço. A empresa deve
definir padrões de conduta para seus empregados, criando compromisso
dos mesmos com suas atitudes e comportamento. Cada empregado tem que
saber avaliar o que pode ou não fazer no exercício da sua função,
procurando sempre ser leal com os clientes e com a própria empresa.
Benefícios:

• empregados mais
  compromissados com os resultados da empresa, com atitudes éticas
  perante os clientes, acionistas, fornecedores e com as equipes de
  trabalho da qual fazem parte.

10º - Senso de Responsabilidade Social (SEKININ SHAKAI)
Compromisso que a organização e as pessoas que dela fazem parte devem
ter para com a sociedade. Toda e qualquer ação que possa contribuir
para a melhoria da qualidade de vida da sociedade.
O 10º Senso tem a finalidade de disseminar na organização a importância
da prática da Responsabilidade Social, não só como obrigação da empresa
em desenvolver ações sociais, mas incentivar e motivar seus próprios
empregados para a realização de trabalhos voluntários para atender às
carências da sociedade. As práticas de Responsabilidade Social vão além
dos pagamentos de impostos, tributos e cumprimento da legislação
trabalhista e ambiental.
Benefícios:

• melhora da imagem perante a sociedade e órgãos governamentais;
• maior produtividade dos empregados;
• transparência nas ações com todos stackholders;
• participação do crescimento sócio - econômico da população;
• preservação do meio ambiente.

PALAVRAS CHAVE: 10S; 5S; SENSO; RESPONSABILIDADE SOCIAL; PROGRAMA 10S; PROGRAMA 5S.

fonte: http://www.tqm.com.br/artigos/roll-noticiapronta.asp?numNoticia=46 visitado em 17/11/2008

Faça reuniões produtivas

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

Checkliste da reunião:

1. Defina pauta previamente
1. Notifique todos os envolvidos da pauta
2. Na pauta deve colocar assuntos a serem analisadas, notificações. A pauta necessita apenas a definição do problema não da solução.
3. Na pauta normalmente não se colocam soluções mas quem organiza é importante ter listado as possibilidades de solução para os assuntos analisados na reunião. Importante antes de colocar estas possibilidades envolver os reunidos e questionar sobre as possibilidades pois aqueles que participam da reunião efetivamente estarão mais comprometidos com seus resultados
2. Introduza a reunião analisando a pauta para todos saberem o objetivo da reunião
3. Questione os envolvidos
4. Liste as possibilidades levantadas por todos por ultimo complemente com o levantamento de possibilidades que fez. Uma técnica importante para envolver a equipe muitas vezes você sabe aonde a decisão tem que chegar ajude as pessoas a construir esta possibilidade dando fragmentos e permitindo que as pessoas completem as idéias com isto as pessoas estarão mais comprometidas com o resultado.
5. No final faça um resumo com as decisões tomadas
6. Defina os responsáveis pelas tarefas com os reunidos
7. Defina os prazos das tarefas com os reunidos
8. Envie um resumo da reunião a todos
9. Então passou alguns dias e o tempo para realização da tarefa acabou divulgue o resultado da realização ou não das tarefas.

Dicas com e-mail

A Internet revolucionou o mundo nesta última década. E grande parte desta revolução está relacionada à invenção do correio eletrônico. O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.

Mas o e-mail também se tornou um grande problema para a administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos 1 (uma) hora cuidando de seus e-mails. Há pessoas que chegam a gastar de 2 a 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de e-mails.

Pesquisas indicam que pelo menos 50% dos e-mails que você recebe são SPAMs ou e-mails nada importantes. Em uma pesquisa realizada em diversos países sobre administração de tempo, o e-mail é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham no computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso.

Se você tem problemas com seus e-mails aqui vão algumas dicas:

Tenha um e-mail oficial e um e-mail opcional

Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail opcional, evitando assim que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.

Crie horários para checar suas mensagens

Desligue seu e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens. A sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

Ao ler um e-mail tome uma ação imediata

Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior de 3 minutos, delegue ou crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.

Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails

Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.

Crie uma lógica para organizar suas pastas

Na necessidade de organização acabamos criando muitas pastas, mas na hora que precisamos localizar algum e-mail raramente conseguimos encontrá-lo rapidamente. A forma de evitar esse problema é criar uma lógica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferência a um mesmo padrão para seus arquivos e para seus sites favoritos, criando assim um verdadeiro mapa para suas informações. Crie uma estrutura com categorias principais e evite abrir muitas sub-pastas.

E-mails enviados

Os e-mails enviados também podem ser organizados em pastas e sub-pastas principalmente quando temos que rapidamente verificar pendências as quais outras pessoas ou empresa estão devendo resposta. Exemplo: A todo e-mail enviado a uma pessoa para a qual necessito de uma resposta guardo o e-mail enviado em uma pasta com o nome da pessoa ou departamento dela, então se periodicamente posso verificar se a pessoa esta devendo uma resposta e questionar novamente utilizando como mensagem original a mensagem já enviada. Assim quando uma informação sobre determinada situação é solicitada, basta verificar a pasta de e-mail da pessoa ou departamento e rapidamente posso dar um panorama da situação atual.

Organização de arquivos

Crie “ramos” principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os sub-ramos derivados. Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de 10. Evite criar ramos principais ambíguos pois eles podem confundí-lo na hora de localizar informações. Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização.

Lista Tarefas

Lista Mestra de Tarefas

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:

Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Situação/Status.

O significado de cada coluna:

Atividade - O que deve ser feito;

Prazo - A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mais breve possível;

Resultados - Tente dar um nível de resultado esperado;

Facilidade - Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;

Prioridade - Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;

Situação/Status - Nesta coluna você indicará a situação em que a atividade se encontra (não iniciado, pendente, em andamento, concluído). Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.

Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Lista Simples

Algumas pessoas ainda podem utilizar uma segunda lista simples para registrar atividades que devem ser feitas e não têm prazo e nem urgência.

Nota: Tomar cuidado para que esta lista não fique maior que a listagem de prioridades geral.

Pesquisa de atendimento (com apoio da agenda)

Em várias situações ficam pendências para os solicitantes executarem atividades que complementam o atendimento do problema. O processo funcionou? Seu problema foi resolvido? Para isto a agenda é um instrumento essencial pois nos ajuda a lembrar das situações e com quem devemos falar. Criar a cultura de fazer a pesquisa, além de monitorar a satisfação dos clientes solicitantes, facilita o relacionamento com os mesmos.

Retorno diário (com apoio da agenda)

É importante dar retorno das pendências para os solicitantes, deixando-os por dentro da situação atual e dos prazos. A agenda é um instrumento importante para isto. No final do dia com o auxílio da agenda podemos verificar as atividades executadas e dar retorno para os solicitantes de como estão as atividades.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:

No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa.

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

A agenda de trabalho quando se trabalha em equipe e recomendável que seja pública, pois caso alguém da equipe necessite de alguma informação poderá ser consultada.

Transferindo a prioridade

Outra forma de resolver a questão da prioridade quando temos varias solicitações de um mesmo solicitante podemos perguntar a ele: Qual a ordem que gostaria que as solicitações fossem executadas? Com isto o problema está resolvido.

Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Há alguns fatores que influenciam nas prioridades:

Prazo. O primeiro fator que se deve levar em conta é a data de entrega de uma tarefa. A dica é programar a entrega da tarefa para dois dias antes da data final, permitindo assim a revisão constante dos prazos e evitando atrasos na entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de última hora.

Resultados. O segundo fator é priorizar as atividades que trarão maior resultado. A Regra de Paretto diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% das atividades produzem apenas 20% dos resultados. (20% x 80% - Fazer primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos resultados).

Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas. O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.

Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Importantes e urgentes (não podem ser deixadas para depois, são de execução imediata).

Importantes mas não urgentes (tem o segundo lugar na lista de atividades)

Urgentes mas não importantes

Não importantes e nem urgentes (ficam para o final da lista de atividades)

Procure planejar o seu dia–a–dia. Utilize uma lista simples de atividades devidamente classificadas; para aquelas que não são completadas, verifique o motivo. Identifique problemas e busque oportunidades de melhoria.

Falta de atitude, perigosa doença corporativa

Por deficiências no padrão de entrega do saber muitas empresas perdem bons clientes todos os dias. A falta de iniciativa em favor da aplicação do conhecimento mata a empresa aos poucos. Realmente têm feito parte do dia–a–dia corporativo; contudo, algumas vezes nos deparamos com funcionários de atendimento em empresas do mercado, vendedores nas lojas e atendentes de balcões que contradizem todo o esforço despendido em torno do conhecimento.

Revise os cronogramas

Para tarefas maiores você precisa ter detalhado todos os passos. Monte um cronograma detalhado e atualize sempre a porcentagem de conclusão de cada fase. Não vale em nada um cronograma inicial, que fica esquecido durante o trabalho. Para ser útil, o cronograma pede um acompanhamento preciso de como está a saúde de todas as suas tarefas.

Estabeleça objetivos e metas

Desenvolver o hábito de estabelecer objetivos em base regular, para sua empresa e mesmo para a sua vida pessoal, é uma das principais atitudes que permite alcançá–los e pertence a pessoas de sucesso, nos diversos ramos das relações humanas.

Para um bom planejamento, é de grande importância diferenciar uma coisa da outra. Considere OBJETIVO como o resultado mais importante que você quer alcançar e METAS como os resultados intermediários que você precisa atingir para alcançar o objetivo final.

Planejamento do tempo

Como sempre a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Então administração pode ser exemplificada como:

Tarefa X Urgência X Importância X Agenda

Tempo é Dinheiro

É importante se compenetrar do fato de que nosso tempo é valioso. Há pessoas e instituições que estão dispostas a pagar por nosso tempo. Por isso é que se diz que tempo é dinheiro. Quem administra o tempo, na verdade, ganha não apenas vida: pode também transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro.

Brincado com o tempo ou com a vida?

Administração x Tempo x Empresa

ou

Administração do tempo

ou

Planejar e organizar a vida

então

Administrar o tempo é planejar e organizar a vida

ou

Administrar o tempo é planejamento e organização da vida diária da empresa